Klasyczne metody archiwizacji dokumentów pozostawiają wiele do życzenia. Dane zapisane na arkuszach papierów trudno odzukać w gąszczu szaf i niezliczonych segregatorów. Tradycyjne dokumenty przysparzają czasem sporo kłopotów przez to, że zajmują tak dużo miejsca. Przechowywanie dużej ilosci papierowych pism w archiwum
3 zakładowym jest dość kłopotliwym rozwiązaniem. Do takiego sposobu magazynowania wszak konieczna jest wielka powierzchnia przystosowana do takich celów. Dobrym środkiem zaradczym na te wszystkie problemy jest archiwum elektroniczne. Rozwiązanie to pozwala na pozbycie się wszystkich najwazniejszych problemów które generuje tradycyjny sposób archiwizacji. Elektroniczna archiwizacja dokumentów umożliwia proste wyszukiwanie potrzebnych w danej chwili informacji. Archiwum zakładowe używające elektronicznej archiwizacji danych, wymaga zdecydowanie {mniejszych nakładów/skromniejszego zaplecza) pod wzgledem przestrzennym. Data center przechowuje dokumenty zapisane w postaci elektronicznej - takie archiwum elektroniczne jest zdecydowanie bardziej praktyczne od wielkich hal wypełnionych po brzegi szafami. Dzięki scentralizowania danych, zebraniu wszystkich dokumentów w jednym miejscu znacznie ułatwione jest pobranie danego dokumentu przez dużą liczbę osób które go potrzebują. Dużym plusem archiwum elektronicznego jest również jego bezpieczeństwo. Do ważnych dokumentów mają dostęp wyłącznie osoby które posiadają odpowiednie uprawnienia i upoważnienia. Elektroniczna archiwizacja dokumentów pozwala także na sprawniejsze zarządzanie dokumentami ponieważ jest to system cechujący się dużą elastycznością.